マイルストーンの大切さ〜振り返ること、前を向いて進むこと〜

はじめの一歩を応援する音楽サービス専門店 平瀬楽器のヒラセトモキです。
おはようございます！

イベントの企画が固まったら、次にやる事はマイルストーンの設定です。

「マイルストーン」つまり道標（みちしるべ）を作っていくわけです。

マイルストーンとは

今日からスタートして、イベントの当日までの中でやるべき事を実際のカレンダーに当てはめて考えていく。これを「マイルストーンの設定」といいます。

例えば来年の今日に何かしらのイベントを行うと決めたのであれば、印刷物の完成は３ヶ月前くらいいいですよねとか、ホールとの打ち合わせは１ヶ月位前には済ましておかないとね、とかそういう感じのことです。

このマイルストーンの設定をしない、もしくは適当にやってしまうと、どうしてもすべての進行が適当になってしまいます。

もちろん後からでも修正はできますが、最初のうちにじっくり考えて設定しておくようにしましょう。

広報活動のマイルストーン

お客様を入れるイベントの場合、もっとも意識しておかないといけない事はやはり広報活動。この広報活動をどのような手段を使って行うかによってマイルストーンの設定は変わってきます。

広報活動といえば、ポスターやチラシもしくはウェブなどを使った形が今は一般的かと思うのですが、印刷物をいつ頃に完成させなければいけないのか、その校正はいつ頃までなのか、発注はいつ頃がベターなのか、そしていつからチケット販売を始めるのか、などはきちんと決めておかないといけません。

そして意外と忘れがちなのが、動員の目標設定です。

例えば大きなホールをいっぱいにするという目標があるとすれば、コンサート当日は当然目標値に対して100％の動員率ということになります。

しかし当日に100％という設定をしてしまうと、もし100%到達できなかったときのリカバリーができないことになります。

なので、例えば2週間前に100％、3週間前に80％、4週間前に70％、6週間前に50％、という感じで逆算で目標を立てていくわけです。

もちろん全てがこのままうまくいくとは思いませんが、こういう途中の段階で目標を立てておくと、進捗が芳しくない場合のリカバリーが早く出来ることになります。

これが、いわゆるPDCAでいうところのCとAに当たります。

その他のマイルストーン

マイルストーンの設定で他に決めておきたいことは事は、打ち合わせの期日です。

これは一緒に動いてくれる人たちの人数にもよりますが、会議の日程や時期はあらかじめ決めておく方が良いでしょう。

そして、できればこの会議の時はどういうことを決めていくんだという事まである程度決めておくと話が早いです。

また、印刷物を作る場合はいつまでにデザインを完成させる、いつまでに校正を終わらせる、いつまでに発注をする、など細かくスケジュールを立てておくことをオススメします。

そういったスケジュールをチームで共有しておくことで、気をつけていても起こってしまう抜けや漏れの抑止力になります。

多くの人が関わるイベントでは1つ抜けや漏れが大きなダメージになることがあります。

こういった仕事を1人で全てを抱える事はできませんので、たくさんの人に協力してもらうことができるのであれば、マイルストーンの共有は必須だと思います。

まずはイベントを実施すると決まったのであれば、イベント当日から逆算したマイルストーンの設定を意識してみることが大切です。

いままでマイルストーンなんか意識したことないよ！という方も、いちど取り組んでみられてはいかがでしょうか？