タイムテーブルから見えてくる不都合な真実

はじめの一歩を応援する音楽サービス専門店 平瀬楽器のヒラセトモキです。
おはようございます！

今日は久しぶりのイベント開催ノウハウを書きますよ〜！

やりたいこととやれることはちがう

イベントをやりたいと思われる方の多くが引っかかるポイントなのですが、やりたいことをとにかく詰め込みすぎる傾向にあります。

まだイベントの全容がはっきりしていないのに（タイムテーブルはもちろん予算面も！）、やりたいことばかり増えてきてしまって、一番最初にやりたかったことが薄く薄くなってしまったというのは珍しい話ではありません。

そうならないためにも、イベントを開催するときにずっと大事にしておいてもらいたいことは一番最初の思いなんです。つまり「なんのためにこのイベントを開催するのか」が重要なんです。

たとえば誰かの講演会を企画したとします。

どうせやるんだったら、あの歌を歌っている人も出してあげよう、あのダンスをしている人にも出てもらおうってやっちゃうと、むちゃくちゃになっちゃいかねません。

そうならいために、最初の思いを持ち続け、その目から追加のイベントを選んでいってもらいたいんです。

タイムテーブル

厳選に厳選を重ね、幾つかのイベントを行うことが決まりましたら、次はタイムテーブルです。

この段階ではとりあえず組んでみることが大切です。

この人達は20分くらい、こっちのダンスは30分くらい、みたいな感じでざっくり組んでいくだけで十分です。

そして出来上がった全体のスケジュールを眺めて見てください。

そのスケジュールからはいろんな不都合が見えてくると思います。

おかしいと思って見る

出来上がったタイムテーブルを見るときに大切なのはこのタイムスケジュールは絶対どこかがおかしいぞと思って見ることです。

たとえば各部の長さはこれくらいで大丈夫なのか。お客様はガマンして座っていてくれるでしょうか？

休憩の時間は10分でいけますか？15分必要ではありませんか？

出演者の舞台準備にどれくらい時間がかかりますか？それに必要な機材は準備できますか？その準備にスタッフは何人くらい必要ですか？

ざっくり作ったタイムテーブルであっても、そういう細かい問題点は見えてきます。

というか、タイムテーブルが出来るからこそ、ようやくこういうことが気になる段階に入ってこれるんです。

お客様の数は一体どれくらいを想定しているのか。その数のお客様が押し寄せてきたとして、開場から開演までの時間できちんと席につくことは可能なのか。そしてそのお客様を誘導するスタッフの数は十分足りているのかどうか。

確認をしようと思うと色んな所が気になってきますよね。

一日でも早く気づく。対応する。

実際のステージに関する部分やお客様に関する部分の検討ができないまま当日を迎えてしまい、非常にバタバタしている現場をよく見かけます。

これは結局自分たちのやりたいことに集中してしまった結果なんです。

なるべく早い段階でタイムテーブルを作り、問題点を抽出していくことで、それらの問題は事前に解消されるはずです。

いくら舞台で素晴らしいことを行ったとしても客席がガラガラでは行う甲斐がありません。

せっかく行うのであれば参加していただいたお客様にも喜んでもらえるイベントを作っていきましょう。

それはきっと、ほんのちょっとの心配りなんだと思います。

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