イベント開催における広報活動について その① 印刷物

はじめの一歩を応援する音楽サービス専門店 平瀬楽器のヒラセトモキです。
おはようございます！

何かイベントを行うときの広報の手段って、みなさんいくつお持ちでしょうか？

マイルストーンのところで少し触れましたが、コンサートやイベントを開催するときの広報は非常に非常に大切です。

今日はこの広報について少し考えてみることにしましょう。

印刷物

まず広報で1番最初に思いつくのは印刷物だと思います。ポスターやチラシ、チケットの類ですね。

最近はポスターといっても貼らせてもらえるスペースが限られてきているので、あまり大きなポスターは好まれない傾向にあります。

以前であればA1やB1などの大判サイズが主流でしたが、現在ではA3やA2程度のやや小ぶりのもの主流になってきています。

またチラシも長くA4が定番ではありましたが、B5サイズの方がかえって目立ったりしますし、A5サイズ（はがきサイズ）程度のものの方が持ち運びやすいという理由で好まれるなど、イベント自体のカラーやターゲットとするお客様のカラーによって印刷物の扱いも変わってきています。

色や質

これはサイズだけではありません。

フルカラーがいいのか、2色や3色でいいのか。紙の質もペラペラがいいのか、少ししっかりしたものがいいのか、などなど。
例えば私が所属する音楽の業界で考えてみると、いわゆるクラシックのコンサートを開催する場合のチラシはペラペラの薄いものよりは少ししっかりした上質のものの方が好まれる傾向にあります。

一方ターゲットが若年層の場合やライトなジャンルの場合は紙質にはそこまでこだわりませんが、サイズやデザインを重視する傾向にあります。

最近はインターネットで安い印刷が可能になっています。

とにかく印刷代を安くしようとすると紙の質を下げていく必要があるわけですが、催し物のジャンルによってはペラペラでは具合が悪い場合もあるので、ご自身が行われるイベントの内容によって紙質やサイズというのは少しこだわった方がいいかもしれません。

配布計画

印刷物ができたら次はどうするか。

できた印刷物をとにかく配ります。

せっかく作ったチラシやポスターが余ってしまってはもったいないので、事前に検討しているポスター掲示場所や配布スケジュールに従ってどんどん配っていきましょう。

これもイベント当日までのマイルストーンをあらかじめ設定しておくと良いでしょう。

たとえば一ヶ月前にはポスターの在庫がなくなっている、チラシは7割なくなっているという感じで。

チラシの配布計画はかなり重要です。

たとえば同じジャンルのコンサートが開催されることがわかっているのであれば、プログラムに挟み込みをしてもらえないか事前に交渉をしておくとか、お店や公共の施設などで配って貰う約束を取り付けておくなど、こういうことの積み重ねで印刷物の配布計画を作っていきます。

とりあえず10,000枚作って、スタッフ10人で1,000枚ずつ撒きます。みたいなざっくりしたスケジュールでは、おそらく撒ききることは出来ません。

どのコンサートで何枚配布、どの地域にポスティング、どの地域に折込広告、など予めプランをたて、スケジュールに落とし込んでおくことが効率の良いチラシの配布計画になります。

広報活動はかなり幅がひろいです。

今回は印刷物だけになってしまいましたが、次回はウェブの活用をお伝えいたします。